Neele-Vat ottimizza l’efficienza nel processo di gestione degli ordini

Il fornitore di servizi logistici Neele-Vat ha trovato una soluzione automatizzata per il proprio processo di inserimento degli ordini che gli consente di offrire ai clienti un livello di servizio più elevato. «Abbiamo valutato diversi fornitori, ma il convertitore di ordini di Simply Deliver si è chiaramente distinto come la soluzione migliore», afferma il responsabile IT Edwin Valstar. La soluzione è ormai operativa e le prime esperienze sono positive. «Siamo diventati più veloci e flessibili».  

Neele-Vat è un fornitore di servizi logistici a 360 gradi con novecento dipendenti e sedi sparse in tutta Europa. L’azienda offre un’ampia gamma di servizi logistici di alta qualità nei settori del trasporto su strada, marittimo e aereo, delle operazioni doganali e dello stoccaggio. Per coordinare perfettamente tutti gli anelli della catena in qualità di gestore multimodale, l’azienda a conduzione familiare con sede a Rotterdam deve disporre di sistemi ICT all’avanguardia. Simply Deliver è specializzata in soluzioni cloud per la gestione del trasporto multimodale, lo scambio di dati in tempo reale e la visibilità della catena di approvvigionamento.

«Disperdente in termini di tempo e soggetto a errori » «Per
le nostre attività di trasporto, ogni giorno dobbiamo elaborare numerosi ordini», spiega Edwin Valstar, responsabile IT presso Neele-Vat. «La maggior parte degli ordini arriva via e-mail con un allegato contenente i dettagli. Di solito si tratta di un file PDF o Excel, ma capita ancora di ricevere documenti Word non strutturati. Molti di questi ordini devono essere inseriti manualmente, il che richiede molto tempo ed è anche soggetto a errori. Da tempo cercavamo un partner in grado di offrirci una soluzione, ma non riuscivamo a trovarne uno adatto. Finché non siamo entrati in contatto con Simply Deliver.”

Proof of concept
Una delle soluzioni offerte da Simply Deliver è il cosiddetto Simply Converter, uno strumento intuitivo e pragmatico per la conversione automatica di file singoli in record all’interno di un sistema di gestione degli ordini. In questo modo si superano gli svantaggi citati relativi alla trascrizione manuale, mentre i committenti possono continuare a inviare i propri ordini con le stesse modalità. «Abbiamo valutato anche soluzioni di altri fornitori, ma erano molto più complesse o meno affidabili», afferma Valstar. «Durante la fase di proof of concept, Simply Deliver si è chiaramente distinta come la migliore. In una settimana avevano già realizzato un modello perfettamente funzionante, a dimostrazione della loro capacità di reagire rapidamente.»

Configurare
autonomamente il software Un grande vantaggio di Simply Converter rispetto ad altre soluzioni è che Neele-Vat può configurare autonomamente i modelli. «Abbiamo molti grandi clienti che ci trasmettono i loro ordini in modi tutti diversi. Per automatizzare questo processo, è necessario configurare una volta per ogni cliente un modello d’ordine, ed è quindi comodo non dover dipendere da terzi. Il software di Simply Deliver ha una struttura semplice e il nostro personale ha ricevuto una formazione adeguata al riguardo. Questo ci permette di intervenire autonomamente se qualcosa va storto e di non dipendere dal nostro fornitore IT per ogni minima cosa. Inoltre, il personale di Simply Deliver è molto disponibile e i canali di comunicazione con il team di sviluppo sono diretti. Quindi, quando ne hai bisogno, le cose si risolvono rapidamente.”

Maggiore qualità del servizio
Nel frattempo, Simply Converter è stato messo in funzione e Neele-Vat sta traendo pieno vantaggio dai benefici in termini di efficienza. «Questo ci fa risparmiare davvero molto tempo, soprattutto negli ordini più complessi che richiedono un’elevata gestione amministrativa. Inoltre, ci rende più flessibili: durante i picchi di attività possiamo continuare a elaborare gli ordini a pieno ritmo, mentre prima eravamo vincolati alla capacità massima del personale». Ma la cosa più importante è che anche i clienti di Neele-Vat ne traggono vantaggio, sottolinea. «Ora che il processo di inserimento degli ordini procede in modo così fluido, i tempi di elaborazione si sono ridotti e si commettono meno errori. Per i clienti questo significa che il processo diventa più affidabile e che offriamo una maggiore qualità nel servizio.»

Soluzione con potenziale
Ora che le prime applicazioni hanno portato a risultati così positivi, Valstar intende utilizzare il software di Simply Deliver anche in altri settori dell’azienda. «Finora ci siamo concentrati solo sull’inserimento degli ordini di trasporto, ma all’interno di Neele-Vat abbiamo anche altri flussi di ordini, come quelli relativi alle nostre attività di magazzino e allo sdoganamento. Si tratta sì di dati diversi, ma l’essenza è la stessa e anche quei flussi potrebbero essere automatizzati perfettamente con il convertitore. Il Simply Converter è una soluzione con un grande potenziale che possiamo utilizzare su ampia scala. Ne trarremo ancora molti vantaggi all’interno di Neele-Vat .”

«Il Simply Converter è una soluzione con un grande potenziale che possiamo utilizzare su ampia scala»

Edwin Valstar, responsabile IT presso Neele-Vat